Bałagan na biurku to nie tylko nieprzyjemny widok, ale przede wszystkim główny czynnik, przez który nie jesteśmy w stanie skupić się na pracy. Jeśli masz skłonności do notorycznego robienia bałaganu na biurku, ale przeszkadza ci ten fakt, z poniższego artykułu dowiesz się, jak możesz to zmienić.
Metoda 5S
Jest to metoda od lat stosowana w japońskich firmach i korporacjach, gdzie porządek na stanowisku pracy to kwestia priorytetowa. Nazwa pochodzi od pierwszych słów określających czynność, jaką powinno się stosować, aby utrzymać porządek na biurku:
Selekcja
Na biurku mają zostać tylko najpotrzebniejsze rzeczy. Resztę należy wyrzucić albo schować do szafki lub szuflady. Wyobraź sobie, że każdy zbędny przedmiot to dodatkowy element wizualny, który odbiera Ci energię mentalną. Dlatego selekcja powinna być bezwzględna — jeśli dana rzecz nie służy bezpośrednio wykonywanej pracy, nie ma prawa zajmować miejsca na powierzchni roboczej.
Systematyka
Każda rzecz powinna mieć swoje stałe miejsce przechowywania. Dzięki temu nie tracisz czasu na szukanie długopisu, zszywacza czy notatnika. Miejsce dla każdego przedmiotu wyznaczasz raz i trzymasz się tej zasady — nawet jeśli w pośpiechu kusi, by odłożyć coś „byle gdzie”.
Sprzątanie
Nie chodzi o mycie i szorowanie blatu, ale o pozbieranie wszystkich rzeczy, jakich się używało podczas pracy i odłożenie ich na swoje miejsce. Ten krok wykonujesz codziennie po zakończeniu zadań — dzięki temu następnego dnia zasiądasz do czystego, uporządkowanego stanowiska.
Standaryzacja
Dotyczy wprowadzania stałych zasad organizujących stanowisko pracy. Zapisz sobie, gdzie leży każdy rodzaj dokumentów, w której szufladzie znajdują się karteczki samoprzylepne, a gdzie kabel do ładowania telefonu. Standaryzacja to utrwalenie sprawdzonych rozwiązań, które przestajesz wymyślać od nowa każdego ranka.
Samodyscyplina
Należy wyznaczyć sobie pewne standardy i mocno się ich trzymać. Z czasem można je doskonalić i ulepszać. Samodyscyplina oznacza, że nawet w napiętym dniu nie pozwalasz, by biurko zamieniło się w miejsce przejściowego składowania przypadkowych rzeczy. Dzięki temu wypracowujesz nawyk automatycznego porządkowania, który po kilku tygodniach przestaje wymagać świadomego wysiłku.
Stosowanie się do tych zasad nie tylko pozwoli na utrzymanie ładu i porządku, ale wyrobi również pewne nawyki, które pomogą pracować przy uporządkowanym stanowisku pracy. Metoda 5S to system, który wymaga konsekwencji, ale efekty — w postaci mniejszego stresu i wyższej produktywności — są odczuwalne już po kilku dniach.
Biurowe organizery
Aby zachować porządek na biurku, warto zainwestować w przydatne akcesoria biurowe, które to ułatwią. Długopisy i ołówki powinny znajdować się w specjalnych pojemnikach. Można do nich wykorzystać nawet zwykły kubek lub stojak na szczoteczki do zębów. Ważne, aby nie walały się po blacie, ale miały swoje miejsce, do którego w każdej chwili można swobodnie sięgnąć.
To samo dotyczy spinaczy biurowych i wkładów do zszywacza. Aby nie szukać ich po szafkach i szufladach, lepiej zorganizować sobie specjalny stojak o niecodziennym wyglądzie. Może to być np. dłoń, do której można nasypać spinacze, albo magnetyczna miseczka, która przytrzyma metalowe elementy w jednym miejscu.
Jeśli w swojej pracy masz częsty kontakt z klientem, wówczas dobrze mieć w zasięgu ręki wizytówki firmy z danymi kontaktowymi. Nie wygląda to za dobrze, kiedy klient musi czekać, aż znajdziesz wizytówkę „zakopaną” gdzieś w szufladzie. W tym celu zainwestuj w podstawkę na wizytówki, którą umieść w widocznym miejscu.
Rozważ również zakup organizera z przegródkami, który pomieści nie tylko drobne akcesoria, ale także karteczki samoprzylepne, klipsy do dokumentów czy temperówkę. Dzięki temu wszystkie niezbędne drobiazgi będą pod ręką, a jednocześnie nie będą zajmować cennej powierzchni roboczej.
Minimalizm
Przede wszystkim, aby łatwiej opanować to, co dzieje się na biurku, lepiej stawiać na minimalizm. Im mniej rzeczy na biurku, tym lepiej. Badania psychologiczne pokazują, że nadmiar przedmiotów w polu widzenia obniża zdolność do koncentracji i zwiększa poczucie przytłoczenia. Dlatego warto zdecydować się na filozofię „mniej znaczy więcej” — na blacie powinny leżeć tylko te przedmioty, których używasz każdego dnia.
Co więcej, aby zachować biurko w dobrym stanie, warto pomyśleć o specjalnych nakładkach na blat, które chronią przed zabrudzeniami różnego typu i rysowaniem. To jak ułożysz rzeczy na biurku, zależy wyłącznie od ciebie. To ty musisz wiedzieć, gdzie mają leżeć określone przybory, aby móc po nie swobodnie sięgnąć i jednocześnie nie przekładać ich z miejsca na miejsce.
Komfort pracy ma istotny wpływ na efektywność i wydajność. Dlatego odpowiednia organizacja jest bardzo ważna. Ważne, aby na biurku nie było także rzeczy, które mogą rozpraszać — np. zdjęć czy naklejek. Jeśli zależy Ci na osobistym charakterze przestrzeni, możesz powiesić ulubiony plakat na ścianie za biurkiem, ale sam blat pozostaw funkcjonalny i nieobciążony dekoracjami.
Minimalizm w organizacji miejsca pracy wspiera również wybór odpowiednich akcesoriów — lepiej mieć jedną dobrze zaprojektowaną lampę niż kilka tanich gadżetów, które tylko zajmują miejsce. Stosując zasadę minimalizmu, tworzysz przestrzeń, w której łatwiej ci się skupić, a biurko nie przypomina składu przypadkowych przedmiotów.